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Digitalisation des cabinets d'avocats #3 Piloter son activité

{ PUBLIE_LE } : 16/05/2022 16 mai mai 05 2022

SECIB BE / Expertise métier

Les avocats peuvent désormais mener leurs cabinets en véritables chefs d'entreprise. Et les objectifs de rentabilité intègrent pleinement les stratégies de développement des cabinets. Leur pilotage doit se baser sur des données réelles, fiables et objectives : quels dossiers sont les plus rentables ? Quels domaines de droit ou quelles spécialités génèrent le plus de facturation ? Quels types de clients sont les plus aptes à avoir recours aux services du cabinet ?

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Les avantages

Orienter la "conquête" des dossiers et des clients

Le premier avantage du pilotage par la donnée est l'acquisition d'une vue globale sur l'activité du cabinet. Avec les filtres adéquats, on peut identifier les dossiers les plus rentables et qui doivent être privilégiés pour orienter la conduite de l'entreprise. A contrario, ces données peuvent indiquer quels types de dossiers sont les moins prioritaires pour le cabinet.

Parmi les indicateurs de performance des cabinets d'avocats on peut lister :

Le nombre de dossiers créés
Le nombre de rendez-vous planifiés
La répartition des dossiers par domaine
Les comparatifs des facturations et des règlements
Les délais de règlement des factures
…

Répondre aux problématiques de ressources humaines

Un recrutement ne se fait pas à la légère : les personnes compétentes et expérimentées sont plus difficiles à trouver et coûtent plus cher. Pour prendre une telle décision de manière éclairée, on peut analyser les données sur les performances du cabinet. Une fois le recrutement terminé, on pourra mesurer sa pertinence en observant l'évolution de ces mêmes données.

Aider à la prise de décision stratégique

Les données produites par le fonctionnement du cabinet peuvent aider à la prise de décisions concernant les investissements du cabinet en immobilier, en ressources humaines, en matériel ou en technologie.
Elles peuvent aussi servir à éclaircir les opportunités de développement : nouveau bureau ou annexe, fusion avec un autre cabinet, association avec d'autres professions réglementées…

Enfin, les chiffres fournis peuvent étayer les projets de développement auprès d'investisseurs : banques, augmentation de capital, financement par ressources comptables et fiscales.

Faciliter la communication des données

La possibilité de s'associer avec d'autres professions réglementées rend nécessaire la circulation des données de façon fiable et continue et les logiciels modernes savent désormais communiquer, pour un peu que les données traitées répondent aux standards adéquats.

Les clés de la réussite

La qualité des données : le nerf de la guerre

L'importance des décisions prises pour le pilotage d'un cabinet implique que les données sur lesquelles ces décisions s'appuient soit fiables et complètes. Il faut donc s'attacher, à saisir le plus scrupuleusement possible l'ensemble des données de fonctionnement du cabinet : temps passés, heures facturables et facturées, documents et courriers rédigés, éléments d'agendas etc. L’implication de l'ensemble des équipes dans ce processus est primordiale.

Accepter l’ouverture des données du cabinet

Sans aller jusqu'à "l'open data" qui rend des données publiques et accessibles, les avocats qui souhaitent s'associer de façon efficace avec d'autres professions règlementées doivent accepter de voir certaines informations (principalement financières) circuler, de façon sécurisée, entre leur logiciel et celui de la structure avec laquelle ils s'associent : expert-comptable, huissier, notaire, mandataires judiciaires…

Choisir les bons indicateurs… et s’y tenir !

Inutile de vouloir suivre trop d'indicateurs. Il faut sélectionner ceux qui vont vous donner les indicateurs les plus pertinentes en fonction de vos objectifs.

Les KPI (Key Performance Indicator) peuvent être de natures variées :

Financiers : chiffre d'affaires, impayés, honoraires moyens, chiffre d'affaires par dossier…
Acquisition : nouveaux dossiers, nouveaux clients, coût d'acquisition des nouveaux clients…
Relation client : dossiers clôturés, honoraire moyen, nombre de dossiers par clients…
Productivité : heures facturables, ratio heures facturées/heures travaillées…
Marketing : trafic du site Web, ouverture ou clics d'emails, demandes de contact…

Mais les données mesurées ne parlent pas toutes seules et il faut les confronter à des objectifs pour juger d'une évolution. Fixer des objectifs en fonction des performances de l'année précédente auxquelles on applique un taux de progression.

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