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Digitalisation des cabinets d'avocats #1
Organiser le télétravail

{ PUBLIE_LE } : 21/04/2022 21 avril avr. 04 2022

SECIB BE / Expertise métier

Organiser le télétravail

La crise sanitaire en a accéléré l'adoption et le télétravail fait aujourd'hui partie de l'organisation des équipes dans de nombreux cabinets. Il a cependant fallu s'adapter : ordinateurs portables, solutions hébergées dans le cloud, outils de collaboration, cybersécurité accrue… Les responsables ont appris à mettre en place des managements plus responsabilisants et à donner plus d'autonomie à leurs équipes. Comme l'explique Benoit Serre, secrétaire général de l’ANDRH et directeur associé au Boston Consulting Group. Selon une récente enquête de ces deux entités, deux tiers des DRH attendent même des gains de productivité avec le télétravail.

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Les avantages

Métro Maison, boulot, dodo

Le premier avantage se trouve bien évidemment dans la suppression d'une partie des temps de trajet. Moins de stress, plus de temps libre, la qualité de vie est renforcée. Et la productivité n'est pas en reste : les études les plus optimistes ont mesuré un accroissement de près de 20 % de cette dernière, (d'autres plus mesurées l'estiment autour de 8 %) au sein d'une structure correctement préparée à l'adoption de cette nouvelle pratique.

Flex Office ou l'adaptation d'un espace de travail

En planifiant la présence des membres de votre équipe au cabinet, un même bureau ou une même pièce peuvent être partagés par différentes personnes, en alternance pendant la semaine, on parle alors de flex office. Avec des besoins d'espace moins importants, Vous pouvez envisager une relocalisation dans des locaux plus petits et/ou dans un quartier plus prestigieux, plus agréable ou plus accessible.

Un petit pas pour l'homme, un grand pas pour l'environnement

Plus modeste et moins perceptible à petite échelle mais pas moins important à l'échelle de la planète, l'impact environnemental de votre cabinet diminue puisque vous et votre équipe vous déplacez moins et passez donc moins de temps en voiture ou dans les transports.

Les clés de la réussite

Maintenir l'esprit d'équipe

Avec une partie de vos collaborateurs en home office, la circulation des informations est moins directe et l'esprit d'équipe est complexe à maintenir. A plus forte raison, quand un nouveau membre intègre votre cabinet, son intégration peut être plus fastidieuses.
C'est dans ce cadre que la pleine exploitation des outils de collaboration prend tout son sens : partage de fichiers, collaboration sur des documents, visioconférence, tchat interne, bases de connaissances, partages d'agenda…

Chez-soi comme au bureau

Avec le télétravail, équiper chaque membre de votre équipe d'un ordinateur portable est une obligation. Pour assouplir le coût d'un tel investissement, tous les prestataires informatiques professionnels proposent des formules de location de longue durée de ces appareils avec reprise et le remplacement de votre matériel tous les 3 ou 4 ans, doublé d'options de cybersécurité et de sauvegarde des données. Une dépense lourde et ponctuelle devient une charge mensuelle beaucoup moins impactante pour votre trésorerie.

Une fois équipés, tous les membres de votre cabinet doivent pouvoir accéder aux dossiers et à leur outil de travail depuis (presque) n'importe où. Un logiciel de gestion hébergé dans un cloud privé et sécurisé devient alors indispensable.

Télétravail ou pas, vous ne pouvez pas transiger avec la sécurité de vos données et de celles de vos clients. Chaque ordinateur doit être scrupuleusement sécurisé et vos équipes formées aux bonnes pratiques de la cyber sécurité. C'est la combinaison de ces mesures techniques et de ces actions de prévention qui constituent la meilleure stratégie de défense contre les cybermenaces.

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