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Digitalisation des cabinets d'avocats #2 Automatiser sa production

Gepubliceerd op : 05/05/2022 05 mai mai 05 2022

SECIB BE / Expertise métier

Pendant longtemps articulée entre avocats et secrétaires, la rédaction de documents au sein des cabinets était un processus laborieux.
Entre l'exploitation des bases de données par les logiciels de gestion et l'évolution des technologies de reconnaissance vocale et de retranscription, les cabinets d'avocats sont aujourd'hui en mesure d'automatiser et d'industrialiser la génération de leurs écrits.

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Les avantages

Des traitements de dossier accélérés

L'intérêt principal de l'automatisation production de documents, c'est l'industrialisation du traitement des dossiers. Les actes et les courriers les plus souvent utilisés sont déclinés en modèles ou matrices, complétées par les informations propres à chaque dossier. Générer un document peut alors se faire en quelques clics :

Sélection du modèle de document
Sélection du dossier et des parties concernées
Fusion du modèle et des données par le logiciel

Des risques d'erreurs minimisés

Le deuxième intérêt de l'automatisation de la création de documents réside dans la suppression presque totale des risques d'erreurs. Les seules pouvant subsister proviendraient de la saisie des données, à la création du dossier.

Des équipes plus efficaces, plus rapidement

Avec des matrices de documents bien conçues et classées de façon cohérentes, le temps de formation et d'adaptation des nouvelles recrues est réduit. En possession des bonnes instructions, la rédaction d'un acte ou d'un courrier peut se faire en quelques instants.

Votre patrimoine valorisé

Des outils annexes tels qu'un clausier digital, couplé à un moteur de recherche indexant toutes le contenu de tous les documents de tous les dossiers du cabinet constitue une base documentaire complète et exploitable pour la création d'un nouvel acte ou courrier. En intégrant des bases de données tierces (Legifrance…), les logiciels de gestion les plus perfectionnés effectuent même une veille passive et génèrent des alertes quand des textes légaux auxquels un acte fait référence a entre-temps été amendé.

Les clés de la réussite

Etablir un cadre

Pour être efficace et rentable, cette automatisation doit être adoptée par tous les membres du cabinet qui doivent adopter les mêmes habitudes de production pour en bénéficier. Certaines vieilles habitudes devront probablement être revues mais le bénéfice sera indiscutable !

Un (seul) modèle par document

Ce processus d'automatisation suppose bien évidemment d'être en possession de tous les modèles de documents nécessaires. Cela suppose un travail méticuleux de recensement des documents et courriers du cabinet. C'est d'ailleurs l'occasion de faire un peu de tri, d'harmonisation et de réconciliation de tous les modèles en circulation.

Une base de données propre…

Si les modèles de documents doivent être exempts de fautes, les données qui vont les compléter doivent également être de bonne qualité :

Pas de données importantes manquantes
Pas de coquilles ou d'erreurs de saisie
Les bonnes données aux bons endroits

… et personnalisée

Si, par défaut, la plupart des logiciels pour avocats proposent de saisir les données habituelles, certains domaines de droit nécessitent d'intégrer des données particulières qui doivent être traitées par le logiciel et intégrés à des modèles de documents. Des champs personnalisés doivent pouvoir être créés et si possibles dans des formats reconnus par les systèmes informatiques (texte, nombre, liste déroulante, case à cocher etc).

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